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产品档案接收工作面临的挑战与对策

作者:信息管理
出处:www.lunrr.com
时间:2019-10-05

一,前言

产品文件是企业在产品开发,设计,过程,生产,安装和调试以及更新和转换过程中生成和累积的原始记录材料,并将其归档到企业归档部门。产品文件是企业归档中的唯一类别。它们是企业中需要最多工作的最重要的档案。产品文件管理是企业档案部门的一项重要任务。

产品档案资料的收集和归档是产品文件管理的主要也是最重要的部分。多年来,本集团在产品档案管理业务中形成了规范,清晰,高效的管理机制,并积累了丰富的管理经验,使我公司的产品档案数量最多,最规范,应用最广泛。

进入新世纪以来,特别是随着档案信息化建设步伐的加快,我们的产品文件管理工作,特别是归档文件的接收,面临许多新挑战,并出现了许多新问题。我们需要调查。研究并提出新的对策。

自进入档案行业以来,我一直从事产品文件管理,并且已经工作了26年。基于多年产品档案管理工作中的经验教训,对信息化条件下产品档案接收面临的挑战进行了广泛的调查研究,并进行了深入的分析和思考,提出了解决的对策。问题提出了。

第二,信息化条件下产品文件接收工作面临的挑战

在我公司传统的产品档案管理工作中,产品档案档案文件的内容分为三个部分。在产品开发过程中形成的存档文档称为预文档,负责新产品的研究,开发和营销,并在产品设计完成后转移到存档中。产品设计,过程和制造过程中形成的档案资料材料是产品文件的主体,文件设计完成后,由设计,过程和质量管理部门及时转移和归档;在产品安装,调试,使用和更新过程中形成的归档文件材料称为后期文件,安装服务部门在产品投入使用或修改后三个月内转移归档文件。在企业信息化得到广泛实施之前,公司的产品文件接收工作始终按照此类规范进行。

在1990年代后期,我们公司全面推广了CAD技术。产品设计和工艺图均以CAD模式制作,电子版的使用越来越广泛。由于各种原因,图纸的操作和产品文档材料的存档仍以纸质版本进行。但是,随着企业信息化建设的飞速发展,特别是企业办公自动化系统的投入使用,“无纸化办公”的概念逐渐得到推广,产品档案的管理,尤其是收货工作面临着前所未有的新挑战。特别是,产品文件的前置文件和后置文件的接收和存档已受到根本影响。简而言之,产品文件的接收和存档在三个方面进行了重要的更改。

1.更改文件接收方式和存在的问题。由于企业信息化建设的需要,公司的运行机制和内部机构进行了多次调整。各单位和部门的职责和任务发生了重大变化。产品文件的归档责任随着业务的调整而不断变化,这是不可避免的。归档文档的创建以及归档责任的转移,合并或分解,归档责任不明确以及档案的性质不时发生,这使得转移和归档产品文件变得困难。

2.档案载体形式的多样化和存在的问题。由于“无纸化办公”的逐步扩大,公司的科学研究,技术,管理和管理工作越来越多地采用在线操作方法,并且大大减少了纸质文件的类型和数量。例如,产品文件前后文件中的“通信和通信”类别根本没有使用传统的信件和电报,并且没有产生任何具有证据效力的纸质文件。目前,除了产品图纸外,还需要将电子版本转换为纸质版本,作为生产管理的唯一法律指导文件。大多数设计文档和过程文档直接以电子版本生成,并通过公司内部网络进行传输和宣布。具有与纸质版本相同作用的规范性文档,并且某些类型的文档不再产生纸质版本。目前,在档案部门收集的档案资料中,电子版本的比例日益增加。载体形式包括磁盘和光盘,它们逐渐形成了多种存档材料。更严重的是,由于电子版本难以防止非法更改,因此档案部门收到的档案资料的“原始可记录性”开始受到越来越多的挑战。换句话说,我们已为一些电子版本归档了材料。很难说出它是否仍然是真实意义上的“原创”。

3.归档文件之前管理的复杂性和存在的问题。经过长期的规范运作,档案的“预归档管理”已成为我公司档案部门的“专项行动”,在确保档案接收工作的效率和质量方面发挥着重要作用。但是,随着企业信息化程度的提高,归档前的档案管理遇到了前所未有的困难。首先,由于信息化建设的阶段性特点,档案部门尚未包括在管理公司技术信息的PDM系统中,并且档案管理员不再能够准确,及时和直观地掌握生成,使用和积累的信息。要归档的材料。及时的指导和监督;第二,技术部门内部以及技术和管理部门之间的业务联系和工作交流不再像以往那样面对面,例如会议和讨论,并且网络节奏更快,效率更高。通讯方式不仅消灭了巨大信息系统中的许多有价值的业务信息和技术信息,而且使档案管理员失去了业务平台和方便的条件,可以尽早介入特定的业务活动和预归档管理。

此外,在存档材料的标准化,电子版和纸质版的标准化检查以及一致性检查中,出现了不同程度的各种新情况和新问题。

三,思考与对策

面对档案管理企业信息化建设带来的新问题和新挑战,我们没有等待观望,没有被动退缩,而是采取积极主动的态度来应对。 2011年以来,按照公司“管理水平提高”的要求,对信息化条件下文件管理的特点和问题进行了深入细致的调查分析。

1.进行研究和掌握第一手资料。我们组织了一个专门的产品档案归档研究小组,由档案部门的领导干部,团队负责人和档案管理员组成,并进行了广泛而深入的调查,并对部门内部和外部的两个区域进行了访问。在档案部门内,我们着眼于公司文件管理标准中有关产品文件收集和归档的规定,检查了产品文件收集和归档,管理和使用的具体情况,并听取了产品文件管理人员的意见和建议。在档案部门之外,我们邀请了7名部门的20多名干部和员工,外出,并通过电话,电子邮件等进行了调查和征求意见和建议。大多数单位的领导以及相关技术人员和管理人员对产品文件和档案的传输有清晰的了解,并且这项工作是积极而认真的。例如,电站服务部门的领导对这项工作的目的,意义,具体规定和具体条件非常熟悉,并高度重视这项工作。

2.认真考虑分析,着重分析其自身原因。我们对调查结果进行了深入细致的分析和反思,形成了以下认识。

(1)产品档案的收集和归档必须与时俱进,并不断适应形势的变化。自1980年代后期以来,我们公司已经建立了相对完善的文件管理标准和系统,并定期修订这些标准和系统。但是,上一次的全面修订是2002年的事情,此后没有进行任何全面修订。我们认为,长期修订企业文件管理标准是不规范管理的重要原因。

(2)必须规范产品文件的收集和归档。要加大对相关标准和制度的宣传,实施和实施检查以及反馈的力度。我们必须对不规范的行为及时采取措施,绝不能放手。同时,我们必须树立高度责任感,养成严格的工作作风,建立清晰的操作程序,养成正确的工作习惯。

(3)加强对档案管理绩效的定期检查和评估。档案部门已经建立了工作绩效检查和评估系统,但主要关注工作数据,同时考虑了质量管理和安全生产。关于管理标准和系统的实施,问题不多。

(4)有必要对服务目标以及上下操作程序进行有针对性的访问和调查。这是促进管理工作不断完善的有效手段,应继续予以坚持。即使在今天,随着移动电话和OA网络的普及,面对面的访问和讨论仍然是促进信息交流和沟通的重要手段,并且必须继续坚持下去。

4.信息化条件下接收产品文件的新措施

经过深入的调查,研究和认真的分析和思考,我们认为在接收产品档案时遇到的新情况和新问题有客观原因,主要是技术问题,但更主观的原因是公认的。通过管理创新和管理改善可以解决问题和管理问题。重要的是要采取措施从以下几个方面进行改进。

1.及时修订文件管理标准和相关操作规程,以确保产品文件接收的标准化水平。及时修订产品档案管理标准和制度,使档案管理工作规范性文件的起草工作将继续适应形势的发展和形势的变化。这是解决产品文件接收和管理中许多问题和困难的最重要,最有效的措施。为此,自2013年以来,我们在两年内对文件管理系统系统进行了完全修订,并完成了大多数标准和系统的修订。根据修订生效的标准和制度,积极开展档案业务实施细则和操作程序的修订工作。

2。档案信息化建设必须积极适应企业信息化建设的总体要求。由于公司的统筹安排,档案信息化建设作为企业信息化建设的一个组成部分,得到了积极有序的推进。但这并不意味着档案工作者必须被动地服从统一的安排,等待时机成熟。这必然导致半拍速度慢于公司信息化建设的整体进度,给档案管理带来不必要的障碍。为此,我们调整了档案信息化建设的工作队伍和进度,实施了早期干预,加强了档案前期管理,确保了产品档案接收的效率和质量。

三.健全档案管理人员和档案人员的教育培训机制。我公司建立了有效的档案人员教育培训管理制度和中长期规划,坚持有计划、有系统地对档案人员进行系统培训。然而,在这次调查中发现,这项工作存在两个问题。一是培训课程和教材不及时适应信息化建设的发展,缺乏适应形势变化的能力;二是只注重培训档案。人员未考虑档案人员、档案人员等相关群体的业务技能培训。今年以来,我们对培训计划和教材进行了必要的修订和完善,并及时实施。

4.不断完善档案管理的定期检查机制。近年来,我们在档案管理业务的检查和评估方面不断取得进展,建立了一套定量和程序管理的数据收集,处理,评估和评估机制。但是,在本次调查中,我们发现在检查,评估和反馈管理标准和系统的实施方面仍然存在一些缺陷,我们应该加以改进。在检查评估的这一方面,不仅需要收集评估数据,还需要对评估数据进行深入细致的归纳和分析。不仅是定量计算,还包括定性比较和研究。因此,对档案管理定期检查机制的进一步修订已提交到我们档案部门的议程中。

随着科学技术的飞速发展,中国已进入信息社会,信息化建设已成为企业发展壮大的必由之路。档案管理是企业必不可少的基本管理工作,是企业信息化建设的重要支撑力量。作为档案管理员,我们必须不断提高对形势发展,技术进步和管理改进的关注。我们必须及时发现,研究和解决档案管理工作中的新情况和新问题,使档案管理工作不断进行。已经发现,档案信息有改进,创新,更深入的发展。资源,为建设有中国特色的社会主义提供智力支持,并为尽快实现伟大的“中国梦”作出应有的贡献。

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